Office Manager

Работа на кассе и обслуживание покупателей по принятым в Компании стандартам. Выкладка товара и смена ценников. Выполнение планов продаж. Отслеживание сроков реализации продукции. Поддержание порядка в торговом зале. Индивидуальный подход к каждому покупателю.

• Работа в программе YClients (проверка CRM- системы и работа в ней), Б24; • Курирование выхода сотрудников и их введение в должность; • Инвентаризация (сбор информации от линейного персонала, организация и проведение); • Оформление заявки на заказ расходных материалов (оформление заявок вместе с сотрудниками и проверка корректности в кол-ве); • Управление документами, проведение отчётности; • Контроль внешнего вида сотрудников клиник и их рабочих мест (фото/видео фиксация); • Работа с таблицами (навык работы в Excel, онлайн таблицах), подготовка отчётов; • Коммуникация с сотрудниками / координация работы команды; • Умение самостоятельно вести задачу и информировать о результатах; • Коммуникация с отделами компании; • Планирование и организация встреч; • Оперативное выполнение задач руководителя в поставленный срок. Обеспечение целостности локаций (вызов мастеров); • Периодические поездки в закреплённые за руководителем локации (в т.ч. для инкассации и иных задач).

Операционная и аналитическая поддержка руководителя розничного направления: сбор, верификация, систематизация и анализ данных по ключевым показателям работы сети магазинов (выручка, укомплектованность персонала, загрузка сотрудников, эффективность смен, операционные риски). Формирование регулярной управленческой отчетности и аналитических сводов: план/факт выхода персонала, контроль укомплектованности штата, анализ нагрузки на торговые точки, выявление рисков недовыходов и дефицита сотрудников. Управление процессами гибкого кадрового состава («инкубатор»): координация распределения сотрудников между магазинами, оперативное закрытие смен, участие в подборе, ротации и поддержании кадрового резерва. Разработка аналитических моделей и автоматизация обработки данных в Excel и Google Sheets, включая оптимизацию расчетов и сокращение времени подготовки отчетности. Внедрение AI-инструментов в ежедневные операционные процессы: • использование ChatGPT для структурирования аналитики, подготовки управленческих материалов и стандартизации рабочих документов; • создание AI-проекта с закреплёнными алгоритмами обработки данных и формирования файлов для SMS-рассылок; • формализация и автоматизация повторяемых процессов подготовки отчетов на основе единых правил обработки входных данных; • снижение объёма ручной работы за счёт использования AI как инструмента операционной автоматизации. Использование генеративного ИИ в маркетинговых и коммуникационных задачах: • создание рекламных и внутренних визуальных материалов (флаеры, промо-макеты) с применением NanoBanana; • разработка цифрового видео-аватара и информационных материалов с использованием HeyGen для автоматизации внутренних коммуникаций и презентации информации. Разработка полуавтоматизированных процессов подготовки SMS-рассылок и отчетов по выходам сотрудников, обеспечивающих воспроизводимость результатов и единый стандарт формирования данных. Создание и внедрение Telegram-бота на базе SendPulse для автоматизации внутренних коммуникаций: рассылки уведомлений, сбор ответов сотрудников, проведение опросов и информационных кампаний. Поддержка процессов обучения и адаптации персонала: участие в разработке программ ввода в должность, чек-листов наставников, регламентов и методических материалов. Подготовка материалов для руководства: аналитические записки, презентации, таблицы, сводные отчёты и управленческие выводы для принятия решений. Разработка и визуальное оформление презентаций в Gamma с применением AI-подходов к структурированию информации.

Товарооборот: • Введение учета товаров в актуальном остатке на складе в салоне и на складе поставщиков. • Ежедневная выгрузка актуальных остатков для онлайн-менеджеров. • Введение Google Таблиц с наличием остатков. • Работа в «Мой склад»: приемка товара, формирование заказа покупателя, отгрузки, заполнение карточек товаров. Отгрузки. Оформление заявки на отправку товара: • Проверка наличия. • Оформление заявки в ТК. • Выгрузка документа для кладовщиков для сборки заказа. • Проверка при отправке. Логистика: • Введение курьеров по Москве и Московской области. • Приход заявки на отправку. • Поиск курьера. • Распределение по областям. • Отслеживание маршрута до клиента. • Принятие документации и денежных средств. Гарантийный отдел. Работа с рекламациями: • Принятие заявки от клиента в CRM.amo. • Обработка заявки. • Отправка проблемы поставщику. • Заказ новых запчастей у поставщиков. • Возражения с клиентами. • Отправка запчастей. Администрирование: • Обеспечение салона канцелярией, заказ воды, мебели, продуктов. • Контролирование полной комплектации товара, выставленного в салоне, актуальности ценников. • Встреча клиентов, консультирование, продажа. Связь с поставщиками: • Уточнение наличия товара. • Сверки. • Запросы запчастей. • Заказ товара.

Работа с входящей-исходящей информацией с розницы (приём и распределение звонков, деловой корреспонденции, учёт входящей-исходящей документации). Обеспечение документооборота: подготовка, оформление, определение важности, получение, хранение, систематизация, рассылка документов. Составление писем. Копировально-множительные работы. Выполнение служебных поручений первых лиц компании. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, чай/кофе, мебели и пр.). Составление и постановка задач для розницы в Битрикс24. Работа на должности «Менеджер отдела рекламы и маркетинга»: • Заказ рекламы у контрагентов. • Анализ конкурентов. • Анализ потребности рекламы в рознице. • Работа с графическим дизайном (Adobe illustrator, Adobe Photoshop). Работа в 1С: • Корректировка учета рабочего времени в рознице. • Корректировка планового табеля в рознице. • Формирование данных по товарообороту.

Активный поиск специалистов в интернет-ресурсах (SuperJob, HeadHunter, Job-mo, Facebook, ВКонтакте, Avito), а также через личные профессиональные средства связи, изучение резюме. Проведение телефонного интервью с кандидатами, назначение очного собеседования. Выбор наиболее подходящих кандидатур, предоставление работодателю информации по кандидатам с комментариями, назначение собеседования с руководителем компании-заказчика.

Обслуживание покупателей по стандартам компании. Поддержание порядка в торговом зале.