Middle Project Portfolio Manager

Общее управление проектом: • Ведение проектной документации (уставы, планы, протоколы совещаний) • Контроль соблюдения сроков и бюджетов по задачам (с использованием Timetta). • Организация регулярных статус-митингов с командой и стейкхолдерами. • Сбор и согласование требований от заказчика. • Настройка и поддержка досок задач, подготовка статус-отчетов, выдача прав доступа. • Мониторинг фактического времени сотрудников (timelog) по задачам. Формирование ежемесячных/ежеквартальных отчетов по отработанному времени. • Подготовка счетов, актов и закрывающих документов по этапам проекта. Ключевые результаты: • Организовала и отфасилитировала 50+ проектных совещаний за месяц, консолидировала в единый бэклог открытых вопросов со стороны команды в адрес заказчика. Сократила коммуникационный разрыв между командами, 98% вопросов решены без повторных уточнений, ускорила согласование решений с 10 дней до 2 дней. • Провела онбординг 4 новых специалистов по поддержке SAP (настройка профилей, выдача доступов, проведение обучения, согласование выхода). Выход на задачи без уточнений и потери времени, нулевые инциденты по безопасности доступа.

• Ведение полного цикла документооборота в рамках проектов: подготовка, согласование и хранение заявок на закупку, договоров, тендерной документации. • Организация и администрирование совещаний, в том числе с внешними подрядчиками (онлайн/оффлайн). • Поддержка руководителей и проектных команд: формирование планов-графиков, контроль сроков выполнения задач, напоминания по дедлайнам. • Подготовка управленческой отчетности, аналитик и приказов. Ключевые результаты: • Систематизировала процесс согласования заявок на закупку, что позволило сократить сроки обработки на 25%. • Создала централизованный файл для мониторинга сроков согласования заявок на закупку, действия договоров и бюджета проекта. Внедрение системы позволило: повысить точность планирования бюджета на 10%, за счет консолидации данных и визуализации, оптимизировать процесс управления договорами.

• Организация коммуникаций и документооборота: прием/регистрация входящих писем (МосЭДО), фиксация решений на совещании дирекции. • Мониторинг выполнения поручений, управление сроками и предотвращение срывов задач через регулярный трекинг. Ключевые результаты: • Оптимизировала процесс обработки входящих обращений: задержки в подготовке ответов сократились более чем на 30%.