Operations Manager

- Вела учёт и систематизацию документации. - Формировала дела и обеспечивала архивное хранение. - Вела реестры, осуществляла поиск и предоставление документов по запросам. - Работала с большим объёмом информации в условиях строгих регламентов.

Операционная и коммерческая координация - Координирую операционные процессы подразделения численностью около 40 сотрудников, взаимодействуя с отделами продаж и техническим блоком, а также тендерным отделом, проектным офисом, закупками, планово-финансовым отделом, бухгалтерией и административным блоком. - Ежедневно работаю в CRM: 10+ пресейлов в неделю, около 5 из них сопровождаются тендерными процедурами. - Создаю и сопровождаю карточки сделок, пресейлов и тендеров, актуализирую данные по контрагентам, контролирую полноту информации, формирую отчётность. - Подготавливаю проекты договоров и сопровождаю договорный процесс: сбор, проверка и передача документов между заказчиками, субподрядчиками и внутренними подразделениями. - В среднем сопровождаю 2–3 договора и 4–5 дополнительных соглашений в месяц. - Подготавливаю 3–4 комплекта документов в месяц в зависимости от деловой активности. - Организую командировки сотрудников полного цикла — от заявки и приобретения билетов до отчётности и закрывающих документов; в среднем около 6 командировок в месяц. - Оформляю представительские расходы — не менее 2 раз в неделю. - Координирую отгрузки оборудования: проверяю спецификации, формирую упаковочные листы, запрашиваю сопроводительную документацию, консолидирую информацию и передаю её ответственным со стороны заказчика. - В IV квартале сопровождаю 3–4 отгрузки, в отдельных случаях самостоятельно организую перевозку. - Взаимодействую с внутренними подразделениями для получения необходимых данных, документов, доверенностей и справок; координирую исполнение запросов без формального административного подчинения участников. - Улучшила шаблон упаковочного листа. - Создала единую форму отчётных документов по командировкам. - Участвую в совершенствовании внутреннего портала подразделения для упрощения доступа сотрудников к рабочей информации.

- Обеспечивала операционную работу офиса: закупки, подрядчики, сервисы, курьерские и технические службы. - Координировала выполнение поручений руководителя, контролировала сроки и приоритеты. - Вела полный цикл документооборота и делопроизводства. - Подготовила 150+ комплектов документов для судебных процессов и контролировала сроки по связанным задачам. - Автоматизировала учёт канцтоваров в Excel, что позволило снизить связанные затраты примерно на 15%. - Взаимодействовала с контрагентами, государственными органами и внутренними подразделениями. - Выполняла функции организатора корпоративных мероприятий. - Организовывала и сопровождала участие компании в Международном таможенном форуме в 2023 и 2024 годах.