Business Assistant

Обеспечивала административную поддержку 3 CEO: ведение и синхронизация календарей, подготовка к встречам, организация коммуникации между руководителями и командами; Выступала единой точкой входа для задач, запросов и коммуникаций между CEO, руководителями направлений, сотрудниками и подрядчиками - разгружала руководителей от операционных вопросов; Вела документооборот компании: организация хранения, структурирование и контроль актуальности документов и регламентов; Курировала офис-менеджмент: обеспечение жизнедеятельности офиса, взаимодействие с подрядчиками и поставщиками сервисов; Координировала работу сотрудников и отделов в рамках проектов по маркетингу, дизайну, внедрению Bitrix24 и развитию маркетплейсов, управляя 3-6 проектными направлениями одновременно (по 10-20 задач в неделю в каждом); Участвовала во внедрении Bitrix24 для компании 80+ сотрудников: собирала требования, интервьюировала сотрудников, согласовывала ТЗ с исполнителями, проводила обучение пользователей; Разработала материалы онбординга для новых сотрудников и описала процессы взаимодействия со смежными отделами - инфобезопасностью, бухгалтерией, кадрами, юристами, бэк-офисом; Инициировала и организовала сбор баз знаний для 6 отделов компании. Результаты: Обеспечила бесперебойную административную и операционную поддержку 3 CEO одновременно; Ускорила обработку операционных запросов в 2-3 раза за счёт выстроенной системы приёма и обработки задач; Внесла вклад во внедрение Bitrix24 для компании 80+ сотрудников: от сбора требований до обучения пользователей; Создала базы знаний для 6 отделов и выстроила взаимодействие с 5 смежными подразделениями.

Обеспечивала комплексную поддержку генерального директора по личным, семейным и бизнес-вопросам, с зоной ответственности, расширившейся от личного ассистирования до операционных и административных процессов компании; Координировала команду и контролировала исполнение поручений руководителя, выступая связующим звеном между руководителем, сотрудниками и внешними подрядчиками; Вела личные финансы руководителя: контроль платежей по 3 банковским счетам, ежемесячная аналитика и отчётность по расходам; Подбирала поставщиков товаров и услуг (закупки для дома и офиса, подрядчики на ремонт и разработку сайтов), сравнивала условия и согласовывала стоимость - снизила расходы на 7-15% в зависимости от категории; Сопровождала работу с коммерческой недвижимостью (5 объектов): поиск арендаторов и переговоры - сокращала срок сдачи объекта до 2-3 недель; Организовывала деловые и личные поездки под ключ, включая международные с самостоятельным визовым сопровождением; Вела бухгалтерский документооборот и первичную документацию компании, обеспечивая своевременную сверку и оплату счетов; Проводила первичные собеседования кандидатов и выполняла функции офис-менеджера; Координировала домашний персонал (6 человек) и организационные вопросы семьи. Результаты: Снизила расходы на закупки и подрядные услуги на 7-15%; Сократила срок сдачи в аренду коммерческих объектов до 2-3 недель; Организовала 15+ командировок и поездок в год, включая международные, без срывов сроков и виз; Обеспечила бесперебойный документооборот и финансовый учёт по 3 банковским счетам; Выстроила координацию команды, домашнего персонала и внешних подрядчиков.