Senior Executive Assistant / Assistant to CEO

Самостоятельно обеспечивала операционную поддержку руководителя и координацию нескольких рабочих направлений: проектная деятельность, документооборот, логистика, аналитика и работа с подрядчиками. - Координировала ежедневную работу сотрудников проекта: планировала задачи, контролировала исполнение, проводила опросы и готовила итоговые сводки для руководителя проекта. - Вела полный цикл юридического документооборота: проверяла и редактировала договоры и акты, расшифровывала звонки, формировала и подготавливала пакеты документов. - Оцифровывала, структурировала и переводила документы различного формата и качества, включая PDF, Word, Excel и AutoCAD; работала с документами на основе сканов низкого качества. Использовала Adobe Acrobat, Photoshop, iLovePDF, ChatGPT и Grok. - Координировала операционные задачи в логистике: оформляла ПА/ПЭ/ЭР, вела ежедневный контроль движения грузов, работала со счетами, транспортными накладными и страхованием грузов через Ингосстрах. - Собирала, структурировала и систематизировала данные по объектам недвижимости в Москве для последующего анализа; проводила массовый сбор информации по объектам. - Готовила презентации и визуальные материалы в Figma. Инструменты и рабочие компетенции: - Excel: сводные таблицы, формулы, фильтры, работа с большими массивами данных. - Word, Google Docs, Adobe Acrobat, Photoshop, iLovePDF. - ChatGPT и Grok — обработка, структурирование и подготовка информации и документов. - Уверенная работа с документами различной сложности и качества, включая сканы и нестандартные форматы.

- Обеспечивала операционную поддержку руководителя: забирала на себя текущие организационные задачи, контроль исполнения и документооборот, позволяя руководителю фокусироваться на ключевых задачах и проектах. - Систематизировала внутренние процессы и проекты: создавала чек-листы, рабочие алгоритмы, обеспечивала соблюдение сроков и доведение задач до результата. - Самостоятельно находила и координировала работу подрядчиков, поставщиков и профильных специалистов; организовывала документооборот и контролировала соответствие документов требованиям. - Вела календарь руководителя и координировала встречи, совещания и дедлайны; контролировала выполнение договорённостей и задач. - Вела административную и финансовую документацию: Excel-таблицы, отчёты, счета, формы и сопутствующий документооборот. - Организовывала рабочие и личные поручения руководителя: деловые поездки, бронирования, поиск подрядчиков, подготовку документов и решение текущих организационных вопросов. - Готовила презентации и визуальные материалы в Figma. - Проверяла, структурировала и подготавливала документы к дальнейшей обработке, включая работу с большим объёмом информации. 2022 — повышение до Руководителя отдела HR при сохранении функций бизнес-ассистента - Руководила командой из 5 HR-специалистов и организовывала массовый подбор стажёров. - Ежемесячно выполняла план массового привлечения 150 человек без просрочек. - В августе 2023 года обеспечила выполнение увеличенного плана по привлечению 500 стажёров — более чем в 3 раза выше стандартного месячного плана в 150 человек. - Инициировала и внедрила автоматизацию первичного отбора кандидатов через связку рассылки, чат-бота и первичного опроса, сократив объём ручной операционной работы HR и руководства. - Забрала на себя значительную часть операционной рутины руководства, обеспечивая самостоятельное ведение процессов и позволяя руководству сосредоточиться на развитии отдела и стратегических задачах. Дополнительно — Руководитель отдела продаж - Руководила командой из 10 сотрудников в период высокой нагрузки: обеспечивала стабильность работы команды, координировала задачи и оперативно закрывала возникающие организационные вопросы. - Проводила ежедневные планёрки, координировала работу сотрудников, контролировала выполнение задач и поддерживала рабочую эффективность команды. - Под руководством команды увеличила количество горячих лидов с 5 до 15 в месяц — в 3 раза; использовались холодные рассылки, прозвоны и комментинг.