Head Business assistant/Executive assistant

МОИ ГЛАВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ: Обеспечила реализацию более 20 международных проектов одновременно в 6 странах (строительство, реконструкция организация культурных центров), выстроив эффективное взаимодействие с партнерами. Самостоятельно реализовала проект по организации международного корпоративного мероприятия для партнеров Фонда на территории другой страны (50+ участников): управление бюджетом и сроками, обеспечила полный цикл travel - поддержки, координировала подрядчиков и сопровождала мероприятие на месте проведения. Реализовала проект по созданию центра изучения русского языка в Сербии: сформирована библиотека, привлечены преподаватели и запущен регулярный образовательный процесс. МОИ ОБЯЗАННОСТИ: Планирование рабочего дня руководителя, координация делового календаря. Организация и сопровождение совещаний, встреч, переговоров (внутренних и внешних). Подготовка аналитических и информационных материалов,презентаций, сбор и анализ данных. Подготовка повесток, ведение протоколов, контроль исполнения договоренностей и задач. Самостоятельное управление задачами: постановка, контроль и доведение до результата. Координация работы международных проектных команд, подрядчиков, внешних партнеров в рамках реализации проектов. Применение инструментов Agile - подхода в работа: приоритизация задач, декомпозиция, контроль сроков, синхронизация команды. Использование цифровых инструментов управления задачами и коммуникации (Asana, Teams). Установление и поддержание партнёрских отношений с представителями зарубежных культурных организаций. Организация и реализация проведения международных встреч. Подготовка, согласование и заключение российских и международных контрактов с контрагентами. Организация транспортировки грузов в другие страны, взаимодействие с перевозчиками и логистическими компаниями. Согласование бюджетов проектов, распределение финансирования, контроль осуществляемых расходов. Контроль реализаций стадий по проектами и выявление возможных рисков. Подготовка финансовых и проектных отчетов для руководства. Использование AI-инструментов для подготовки материалов, обработки информации. Организация мероприятий, координация участников мероприятий. Travel-поддержка: визовое сопровождение, бронирование трансферов и отелей, сопровождение руководителя при необходимости.

МОИ ГЛАВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ: Систематизировала базу данных партнеров, включая ключевую информацию и даты рождения, что позволило выстроить персонализированную коммуникацию и повысить уровень лояльности. Внедрила систему отслеживания поручений (Kaiten), обеспечив контроль сроков и повышение исполнительской дисциплины. МОИ ОБЯЗАННОСТИ: Планирование рабочего дня руководителя, координация делового календаря. Организация совещаний, встреч, переговоров (внутренних и внешних). Подготовка материалов и аналитических записок (включая материалы для государственных и отраслевых организаций), ведение и оформление протоколов. Обеспечение связи между генеральным директором и подразделениями компании. Ведение документооборота. Оформление исходящих писем, служебных записок, приказов. Контроль исполнения поручений. Координация работы приемной. Координация работы водителей. Организация поздравлений партнеров (подбор и заказ подарков). Сбор, анализ информации. Организация мероприятий, координация участников мероприятий, подбор и заказ сувенирной продукции для мероприятий. Личные поручения руководителя.

МОИ ГЛАВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ: Инициировала и реализовала проект по участию компании в главных отраслевых выставках Балясникова Юлия • Резюме обновлено 8 июня 2026 в 11:13 страны и за рубежом "под ключ": от разработки концепции до полной координации подготовки и контроля исполнения. Под моим управлением находилось 20 сотрудников и я координировала их работу. Самостоятельно наняла в команду 5 человек и провела последующую адаптацию. МОИ ОБЯЗАННОСТИ: Обеспечение работы приемной и организация рабочего пространства. Разработка и реализация проектов выставочной деятельности (полный цикл). Построение долгосрочных партнёрских отношений. Координация работы сотрудников в рамках поставленных задач и контроль исполнения поручений. Планирование и организация внешних и внутренних встреч, выездных, телефонных и видео конференций. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя. Ведение деловой переписки. Ведение документооборота (мониторинг и распределение входящей/исходящей корреспонденции, составление писем, запросов). Ведение и регулярная актуализация базы контактов. Сбор, подготовка аналитических, информационных, справочных материалов, презентаций. Организация командировок и деловых поездок (travel-поддержка). Протоколирование встреч. Подбор и заказ сувенирной продукции, подарков.

МОИ ГЛАВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ: Разработала бизнес-процессы и систему сбора и аннализа данных, что позволило планировать производственные процессы и сократить убытки компании. Включила в практику взаимодействия с контрагентами заключения рамочных, долгосрочных контрактов для оптимизации и сокращения затрат для компании. МОИ ОБЯЗАННОСТИ: Закупка оборудования, запасных частей, материалов и услуг для производства электрической, распределительной и регулирующей аппаратуры. Поиск поставщиков на территории РФ и Китая. Сбор и анализ коммерческих предложений, размещение заказов у поставщиков и контроль сроков их исполнения. Проведение переговоров с поставщиками. Формирование, согласование и подписание договорных документов. Контроль исполнения договоров. Подготовка отгрузочной документации. Контроль взаиморасчетов с поставщиками. Подготовка аналитических данных и презентаций. Формирование и оптимизации закупочных процессов.

МОИ ГЛАВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ : Реализовала импортозамещение авиационных изделий для самолета Sukhoi Superjet New и получила благодарность от Ю.Б. Слюсаря за проделанную мной работу и достигнутые результаты в авиационной отрасли. За время работы в контрактации и закупках провела множество международных переговоров, результатом которых были многократные уменьшения стоимости систем для закупок и улучшение условий договоров для компаний, в которых я работала. МОИ ОБЯЗАННОСТИ: Осуществление полного цикла проведения тендерных процедур. Руководство проектом по импортозамещению для самолетов семейства Sukhoi Superjet в рамках делегированных мне систем. Разработка, подготовка, согласование и подписание контрактов на закупку покупных комплектующих изделий и выполнение опытно-конструкторских работ. Обеспечение исполнения контрактов с поставщиками и контроль их выполнения. Поиск контрагентов, сбор и анализ конкурентных материалов, коммерческих предложений. Организация, проведение, протоколирование переговоров, совещаний, встреч. Подготовка и согласование дополнительных соглашений к контракту. Управление изменениями к контракту. Оформление, согласование заказов. Планирование оплат по договору. Проведение взаиморасчетов с контрагентами. Формирование, согласование документации (проект договора, нмц, сопроводительная документация) для тендерных процедур. Подготовка писем, уведомлений, ответов, мотивированных отказов, запросов, отчетных и справочных материалов для руководства.

МОИ ГЛАВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ: Реализовала проект по созданию корпоративной электронной библиотеки, обеспечив единую базу знаний и поддержав культуру непрерывного обучения в компании. МОИ ОБЯЗАННОСТИ: Управление рабочим календарём руководителя. Работа со входящей корреспонденцией и бухгалтерской документацией. Организация внутренних и внешних мероприятий. Организация корпоративных мероприятий. Снабжение офиса расходными материалами. Сбор и анализ информации. Формирование и развитие кадрового резерва. Участие в проектах по оценке персонала (аттестация, ассесмент-центр). Проведение телефонных интервью. Поиск и подбор кандидатов на вакансии