Ведущий специалист

Обязанности: - Подготовка и сопровождение организационно-распорядительной документации: приказов, распоряжений, протоколов, положений, служебных записок и иных нормативных документов. - Формирование проектов приказов по основной деятельности студенческого городка и оформление протоколов заседаний комиссий. - Исполнение функций секретаря жилищной и дисциплинарной комиссий: подготовка материалов к заседаниям, ведение протоколов, оформление решений и контроль исполнения принятых решений. - Формирование полного пакета документов для заселения студентов в общежития. - Подготовка договоров найма жилого помещения и платежных документов (квитанций) для проживания в общежитии. - Взаимодействовала с бухгалтерией по вопросам оформления платежных документов и расчетов. - Проверка комплектности документов, консультирование студентов по вопросам заселения, проживания и оформления необходимых документов. - Ведение деловой переписки. - Подготовка табеля учета рабочего времени. - Ведение электронного документооборота в СЭД (Directum) и Битрикс24. - Контроль исполнения поручений руководства, сопровождение задач в Битрикс24. - Ведение реестров, работа в 1С и внутренних информационных системах. - Подготовка отчетов, справок и аналитических материалов для руководства. - Взаимодействие со структурными подразделениями университета по административным вопросам. - Контроль актуальности, правильности оформления и хранения документации. Достижения: - Организовала процесс подготовки и оформления пакета документов для заселения студентов в общежития, обеспечив своевременное оформление договоров и сопутствующей документации. - Оптимизировала подготовку приказов, протоколов и иных организационно-распорядительных документов, что позволило сократить сроки их оформления и согласования. - Обеспечила качественное документационное сопровождение работы жилищной и дисциплинарной комиссий, включая подготовку материалов к заседаниям и оформление протоколов. - Повысила качество ведения документооборота за счет систематизации хранения и учета документов. - Организовала эффективное консультирование студентов по вопросам заселения, проживания в общежитии и оформления необходимых документов. - Обеспечила своевременную подготовку договоров на проживание и платежных документов (квитанций), исключив задержки при заселении студентов. - Наладила взаимодействие со структурными подразделениями университета по вопросам оформления документов и сопровождения административных процессов. - Повысила оперативность исполнения поручений руководства за счет эффективной организации контроля задач и документооборота.