Операційний менеджер

Функционал Администратора автоматизированных систем: - Сопровождение АС/УС: управление УЗ, регистрация, верификация, актуализация. - Решение обращений пользователей не уровне компетенций. - Настройка и написание бизнес-процессов - Настройка цифровых рабочих мест - Презентация продукта и разработок пользователям - Участие во внедрении решений, аналитика системных проблем, взаимодействие по доработкам, непосредственное участие во внедрении доработок, участие в формировании бэклога. - Взаимодействие с пользователями: обучение, консультации пользователей, . Коммуникации и сбор обратной связи о работе внедрённого функционала и качестве предоставляемого сервиса. - Разработка инструкций и справочных материалов: взаимодействие с разработчиками по написанию инструкций и справочных материалов. Создание базы знаний, ведение и актуализация базы знаний. Актуализация задач в бэклоге, контроль атрибутов. - Работа с инцидентами: регистрация инцидентов связанных с недоступностью АС. Взаимодействие с вендорами, разработчиками или с ответственными за решение инцидента службами. Информирование руководства ГК о текущем статусе инцидента и сроков его решения. - Обработка и ввод данных в информационные системы и базы данных - Разработка и настройка взаимодействий с внешними клиентами компании посредством CRM - Установка и внедрение новых модулей - Разработка формы отчетности внутри системы - создание базы Контрагентов Функционал Помощника IT-директора по Бизнесу: - Предоставление отчетности руководству - Ведение повседневных встреч, совещаний и обсуждений в команде - Протоколирование совещаний. - Создание, ведение и обновление реестра ПО по группе компаний - Разработка хранения документов по проектам, разработка структуры проектной документации - Участие в ведении проекта и задач связанных с it. Постановка задач, распределение ответственных, контроль исполнения задач, взаимодействие с подрядчиками. Обеспеченье взаимодействия исполнителей с заказчиками. - Обновление управленческой структуры компании - Подготовка Фин.плана проектов - Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами - Подготовка презентаций - Организация рабочего места руководителя - Контроль исполнения поручений руководителя - Взаимодействие с контрагентами - Ведение договорной работы в Directum - Использование ChatGPT / AI для ускорения работы

Задачи в качестве помощника Генерального директора: - Покупка билетов и бронирование гостиниц - Выполнение личных поручений: найти, купить, забрать, доставить - Ведение календаря - Протоколирование совещаний - Участие во встречах - Закупка подарков на Др Партнёров - Поддержание кабинета в чистоте - Постановка задач руководителям отделом от лица ГД и отслеживание сроков исполнения с помощью CRM Битрикс24. - Перевод компании на полноценную работу в Битрикс24: постановка и отслеживание задач, ведение клиентской базы, создание новых проектов, взаимодействие с закупщиком компании через "потоки", ведение календаря, доступность административных документов для сотрудников. Задачи на производственной площадке: - Сопровождение отдела продаж (заведение заказов в 1с) - Заполнение спецификаций к производимой продукции на производственной площадке, заведение их в 1с - Организация встреч, подготовка переговорной - Организация рабочего пространства - Закупка необходимых материалов у поставщиков - Ведение переговоров с закупщиками Т-компани - Согласование заказов и сроков отгрузки с Начальником Производства - Заказ машины для отгрузки заказов - Замещение ассистента на производстве и выполнение обязанностей: приемка товара, проведение приходных и расходных накладных в 1С, проведение полного цикла обработки заказа по стадиям (создание заказа-заказа на производство-заказа на перемещение-комплектацию товара-подготовка актов и накладных к дате отгрузки товара) Задачи административного характера: - Обеспечение жизнедеятельности офиса и производственной площадки: закупка канцелярии, вкусняшек, необходимых материалов для комплектации АКБ. - Покупка билетов и бронирование гостиниц сотрудникам компании - Своевременная сдача закрывающих бухгалтерских документов - Оформление пропусков - Работа с курьерскими службами - Организация встреч (внутренние между отделами, подготовка и сопровождение встреч на производственной площадке) - Отправка корреспонденции - Согласование и оплата счетов - Взаимодействие с арендодателем - Покупка подарков сотрудникам, организация поздравлений

Запуск нового направления в компании "Фабрика Проектов" в паре с руководителем -Полное ведение проекта "Дом Дау" от обработки базы компаний (потенциальных покупателей) до очной встречи или ВКС с руководителем: - Выгрузка данных по компаниям и составление базы - Уточнение и выяснения данных по компаниям путем созвона или электронной формы обращения - Подготовка Инвестиционного предложения - Подготовка документов и их подписание - Рассылка предложений путем отправки курьером и почтой - Контроль получения обратной связи от компаний - Общение с руководством компаний и прямая отправка предложений -Ведение календаря и рабочего дня руководителя, планирование встреч, звонков, видеоконференций -Выполнение рабочих и личных поручений руководителя -Cбор, обработка и анализ информации -Согласование и оплата расходов -Взаимодействие с Типографией по изготовлению рекламных материалов

Функционал ассистента руководителя по маркетингу: - Выполнение поручений руководителя - Сбор аналитических данных и показателей на ежедневной основе; - Формирование отчёта "План-Факт" по затратам на рекламу; -Обработка статистики на площадках по продвижению; - Пополнение авито кошелька и выставление счетов для согласования оплаты по рекламе; -Составление отчёта по рекламе и её размещению на различных площадках, выведение показателей эффективности рекламы; - Сбор аналитики по эффективности площадок продвижения рекламы, структурирование информации, разработка Дашборда на основе данных; -Разработка бюджета на календарный месяц совместно с руководителем; - Внедрение CRM системы в компанию. Настройка функционала, поддержка пользователей. Настройка работы с клиентами компании, создание клиентской базы Функционал ассистент руководителя по подбору персонала: - Выполнение поручений руководителя - Помощь в формировании договоров по ИП и Самозанятым; - Сбор статистики и Формирование отчёта "План-Факт" по выходу соискателей на ежедневной основе; - Сбор реквизитов и документов для трудоустройства соискателей; - Внесение личных данных трудоустроенных в реестр; - Обработка ежедневных показателей по подбору и адаптации персонала; - Формирование и предоставление данных HR-директору; - Ведение статистики по совершенным звонкам и приходам соискателей от операторов и рекрутеров; - Выгрузка и согласование оплаты затрат на дорогу; - Выгрузка, формирование сверки по каждому рекрутеру, согласование оплаты по трудоустроенным;

- Работа с базами данных (1С, Axapta, Service Desk, Power BI, Redmine); - Составление сервисной отчётности по каталогу услуг; - Сбор и систематизация аналитики по квартальным отчетам для активов компании; - Закрытие квартальных отчётов по активами компании; - Предоставление информации по запросам аудиторов и ревизоров; - Консультирование активов компании по запрашиваемым данным; - Формирование материалов по запросу активов и внутренних подразделений компании; - Передача и контроль подписания отчётности активов; - Коммуникация с внутренними подразделениями компании; - Ведение корреспонденции; - Архивирование документации; - Корректировка данных посредством сводных таблиц, ВПР.

-Консультирование клиентов, информирование о специальных акциях и предложениях; -Поддержание порядка в торговом зале и на складе; -Подготовка товара к продаже; -Мерчандайзинг; -Соблюдение правил расчета с клиентами, сохранности денежных средств, эксплуатации ККМ; -Обучение и контроль сотрудников; -Участие в складских процессах, приемка, учет, осуществление операций по возврату товаров; -Работа в базе 1С:Склад; -Проведение инвентаризации на складе.

Размещение вакансий и поиск соискателей на сайтах hh.ru и joblab.ru; -Проведение скрининга резюме; -Работа с тёплыми и холодными звонками; -Проведение полного цикла собеседования с потенциальными кандидатами; -Анкетирование и оценка соискателей; -Оформление и передача документации стажеров для оформления в штат компании; - Курирование новых сотрудников; -Ведение отчётной документации, контроль исполнения поручений, контроль работы отдела; Дополнительные обязанности: - Подготовка КП по запросу руководства - Обзвон потенциальных партнеров для дальнейшего сотрудничества; - Ведение переговоров и деловая переписка