Эффективные техники тайм-менеджмента: как успевать больше
Арбитраж трафика — это бизнес, который требует отличных навыков самоорганизации и самодисциплины. Выбор подходящей техники тайм-менеджмента может поднять продуктивность в несколько раз. Успешный тайм-менеджмент предполагает, что арбитражник делает приоритетными задачи, которые приближают его к профиту, и при этом оставляет запас времени на отдых, заботу о здоровье, то есть соблюдает Work-Life Balance.
Ни одна техника не является универсальной. Важно учитывать свои индивидуальные особенности, начиная от должности и заканчивая образом жизни, биоритмами. У одних людей высокая производительность и самая эффективная работа начинается в 6:00, другие приступают к важным задачам не раньше полудня. И одни, и другие могут быть очень эффективны, используя личный стиль управления временем. Именно по этим причинам полезно изучать разные техники.
Разберем топ-10 эффективных техник тайм-менеджмента, расскажем, как они работают. Техника ПомодороТехника Помидора, разработанная Франческо Чирилло, получила свое название в честь кухонного таймера в форме помидора, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.
Эта техника заключается в том, что нужно разделить свою работу на 25-минутные рабочие сессии (помидоры) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов нужно сделать 20-минутный перерыв. Благодаря этой технике тренируется навык концентрации на задаче, плюс мозг получает короткие перерывы отдыха, переключается, что позволяет выполнять задачи более эффективно.
Для таймера Помодоро можно использовать любую из существующих программ или приложений.
КанбанМетод предложен в 1960-х годах в Японии Тайичи Оно для Toyota Automotive, чтобы повысить производительность и эффективность производства.
Канбан — это техника визуального управления временем, которая помогает следить за ходом реализации проектов. Вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам, соответствующим разным этапам проекта.
Можно использовать программное обеспечение для управления проектами, например Trello, а также более простые инструменты — ручку, бумагу, доску, стикеры. Понадобится определить количество этапов проекта и создать столбцы. Например, можно создать четыре столбца и перемещать задачи внутри проекта по следующим этапам:Мозговой штурм — это этап определения задач, поиска и генерации идей. Сделать/В разработку — выбранные идеи и задачи, над которыми было принято решение начать работать.В процессе — задачи, по которым уже что-то сделано и продолжается работа.Выполнено — задачи, которые успешно завершены. Как привести дела в порядок Метод предложен Дэвидом Алленом в его книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
Это пятиэтапный метод, который позволяет провести мозговой штурм задач и превратить их в простой список дел. Вот эти этапы: Захват. Нужно записывать каждую задачу, которая приходит на ум.Уточнение. Далее нужно определить, выполнима ли задача и есть ли в ней конкретные шаги, которые можно изложить и выполнить.Организация. Это сохранение задач под разными ярлыками и с разным контекстом, например "Дом", "Работа", "Просьба друга". Размышление. Полезно время от времени просматривать свои задачи, чтобы определить, каков следующий шаг выполнения. Вовлечение. Как только задачи или шаги по ним определены, нужно начать над ними работать. Метод позволяет держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе. Он подходит для личных дел и рабочих задач. ТаймбоксингДжеймс Мартин был первым, кто более подробно объяснил эту технику в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».
Суть техники: вы выделяете периоды времени (временные рамки) для действий. Далее вы работаете в течение этого периода времени, а затем прекращаете, как только установленное время истечет. Таймбоксинг часто включает в себя фиксированные сроки, поэтому его используют в управлении проектами.
Пример: у вас в ведении 8 проектов, и вам нужно успеть сегодня по каждому из проектов что-то сделать за 10 часов. По технике таймбоксинга вы выделяете на работу над каждым проектом 10/8 = 1 час 15 минут времени. Это значит, кто как только вы начали работать над проектом А и прошёл 1 час 15 минут, вы откладываете А до следующего раза и следующие 1 час 15 минут работаете над проектом B. Таким образом вы каждый день приближаетесь к завершению всех проектов, и ни один из них не остаётся на самый последний момент.
Техника отлично подходит для большого количества мелких задач — их будет легче отслеживать и решать, если вы разложите их по временным рамкам. Постановка сроков — важный компонент, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок.
Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен высокой продуктивностью во время пребывания на посту президента.
Это техника тайм-менеджмента, в которой задачи расставляются по приоритетам. Методика основана на маркировке каждой задачи как важная/неважная и срочная/несрочная. Вы оцениваете задачи по их важности и срочности и решаете их в зависимости от этого.
Список всех своих задач разделите на 4 квадранта:1-й квадрант — важные и срочные дела. Их обязательно нужно сделать немедленно.2-й квадрант — задачи важные, но не срочные. Нужно составить план их решения и приступить к ним сразу после того, как сделано важное и срочное. 3-й квадрант — задачи не важные, но срочные. Следует делегировать эти задачи своим коллегам.4-й квадрант — неважные и несрочные задачи. Необходимо полностью исключить их из своего расписания.Биологический прайм-таймТермин «биологический прайм-тайм» впервые был введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа над системой».
Ваш биологический прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе. Как только вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время самые важные и приоритетные задачи.
Как найти свой биологический прайм-тайм: Заложить время на изучение и анализ особенностей своей биологии и энергии, например хотя бы 20 дней. В течение этого времени нужно отслеживать свою концентрацию, мотивацию, внимание, тонус. Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00. каждый день.Записывать свои результаты каждый час и каждый день.Через 20 дней проанализировать результаты. Вы можете заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы были в состоянии выполнить больше всего работы.После того, как вы определили свои продуктивные часы в течение этих 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи. Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии снижаются.
Правило 10 минутВы говорите себе, что будете работать над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы решаете, остановитесь ли вы или продолжите.
Как работает этот метод: Выберите задачу.Начните работать над нею немедленно.По прошествии десяти минут подумайте о своей концентрации и терпении: хотите ли вы прекратить работу над задачей или продолжить еще 10 минут?Работайте в течение 10-минутных периодов, пока не захотите прекратить работу над этой задачей.Разбивка задачи на небольшие временные отрезки поможет почувствовать динамику, поскольку придется работать над ней только 10 минут за раз. Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении более серьезных задач.TOP GOALГрег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему». Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.
Как работает техника: Выберите свою главную цель.Запланируйте на работу 2 часа каждый день.Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время суток, когда большинство людей спят, чтобы вас никто не отвлекал.Придерживайтесь графика.В это время избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов.В течение этих двух часов работайте только над своей главной целью.Оставшуюся часть дня оставьте для других дел.Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои глубокие рабочие способности. Скорее всего, вы добьетесь значительного прогресса в выполнении задач, которые ведут к главной цели, поскольку каждый день вы будете уделять этому время.Парето-анализИтальянский экономист Вильфредо Парето создал эту методику.
Суть анализа Парето (также известного как правило 80/20): 20% наших действий приносят 80% результатов. Идея состоит в том, чтобы найти свои ключевые виды деятельности — те 20%, которые имеют значение, — и сосредоточиться на них. Таким образом, вы сможете достичь до 80% желаемых результатов.
Как работает анализ Парето: Сначала нужно записать все проблемы, с которыми пришлось столкнуться. Например, вы не можете закончить свои дела вовремя.Найти причину проблемы. Например, это отвлекающие факторы, и нужно понять, какие — социальные сети, звонки, обращения коллег с другими запросами? Присвоить каждой проблеме балл (число). Например, самые важные проблемы должны быть помечены цифрой 10, а наименее важные — цифрой 1.Сгруппировать проблемы по причинам. Например, проблемы, вызванные тем, что слишком много времени тратится на беседы с коллегами.Присвоить балл каждой группе задач. Группы с наибольшим количеством очков — это те, которые нужно решить в первую очередь.Приступить к работе. Техника поможет улучшить навыки решения проблем, поскольку с помощью Парето схожие проблемы объединяются в группы, что позволит их решать легче и быстрее.
Правило 1-3-5Это метод, который помогает вам управлять своими задачами. Идея этого метода заключается в том, что каждый рабочий день вам необходимо сосредоточить свое внимание на:1 большая важная задача; 3 задачи средней степени важности и срочности; 5 текущих мелких повседневных задач. Выполнив большую задачу, вы почувствуете чувство выполненного долга, которое будет мотивировать вас продолжать. В то же время средние задачи позволяют продолжить работу над более крупными проектами. Наконец, когда небольшие задачи завершены в течение дня, это тоже вдохновляет двигаться дальше. ВыводИспользование различных методов тайм-менеджмента может помочь повысить продуктивность. Эти методы способствуют упрощению рабочего дня и делают работу более быстрой и менее ресурсозатратной. В результате можно избежать таких проблем, как стрессы, срывы сроков и постоянное чувство неудовлетворённости из-за откладываемых дел. Также методы тайм-менеджмента способствуют Work-Life Balance.