Операциялық директор / COO

- Управляю операционной деятельностью документооборота группы компаний с несколькими юр. лицами и международным контуром (Дубай). - Формирую и стандартизирую единые правила документооборота для разных направлений и географических кластеров. - Контролирую обмен документацией с контрагентами, банками, юристами и финансовым блоком. - Сопровождаю договоры, закрывающие и платежные документы. - Обеспечиваю управление жизненным циклом документов группы компаний, включая договорные, первичные, управленческие и уставные документы. - Подготавливаю управленческую отчетность по проектам, расходам и статусам документооборота. - Контролирую сроки согласования, подписания и закрытия документов. - Участвую в бюджетировании административных и операционных процессов. - Оптимизирую маршруты согласования и сокращаю ручные операции за счет автоматизации. - Обучаю сотрудников новым стандартам и процессам работы в СЭД | ЭДО. - Участвую в контроле качества документации в рамках аудиторских и налоговых проверок. - Поддерживаю взаимодействие между коммерческими подразделениями, бухгалтерией, HR и юридическим блоком.

- Организовала и контролировала полный цикл документооборота: от создания и согласования до архивирования и передачи в хранение. - Собрала и развивала команду отдела документооборота: адаптация, обучение, делегирование задач, контроль сроков и качества. - Выстроила взаимодействие между бухгалтерией, HR, юристами и коммерческими подразделениями. - Автоматизировала рутинные процессы в Excel и Apps, затем получила бюджет на внедрение 1С:Документооборот. - Создала шаблоны документов, внедрила их в систему и обучила команду работе по новым маршрутам. - Настроила внутренние регламенты, шаблоны и маршруты согласования в СЭД. - Контролировала закрывающие документы, первичку и их связку с оплатами и проектами. - Участвовала в закрытии кварталов и года, проводила сверки. - Организовала систему формирования, учета и хранения документов, провела инвентаризацию архива и систематизировала документы за предыдущие периоды. - Участвовала в формировании бюджета на документооборот и оценке эффективности решений. - Обеспечила соответствие документооборота требованиям законодательства о персональных данных и коммерческой тайне. - Сопровождала проверки, сверки и периодический контроль корректности документации. - Участвовала в описании и реинжиниринге бизнес-процессов компании. - Подготовила компанию к аудиторским и налоговым проверкам.

Международное рекламное агентство, часть японского холдинга HAKUHODO, 2 российских юрлица + зарубежная структура. - Управляла документооборотом в международной структуре с несколькими юрлицами. - Сформировала отдел с 1 до 11 специалистов: найм, подбор, адаптация и обучение. - Автоматизировала рутинные процессы в отделе через Apps и Excel, затем решения использовались и в других подразделениях. - Организовала систему формирования, учета и хранения документов. - Согласовывала договоры, приложения, акты и счета в связке с проектами и оплатами. - Обеспечивала контроль документооборота по клиентским и подрядным контурам. - Контролировала единый порядок учета, хранения и контроля статусов документов. - Взаимодействовала с финансовым департаментом, бухгалтерией и руководителями направлений. - Контролировала корректное ведение бумажного и электронного архива. - Координировала закрытие кварталов. - Работала с договорами, приложениями, актами, счетами, закрывающими и кадровыми документами. - Подготовила компанию к работе по 347-ФЗ до вступления закона в силу, провела обучение сотрудников работе с ОРД и ЕРИР. - Обеспечила успешное прохождение международных аудиторских проверок холдинга HAKUHODO и российских проверяющих органов без штрафов. - Поддерживала стандартизацию процессов между подразделениями и юрисдикциями. - Организовывала обучение сотрудников работе с электронными системами и новыми регламентами.

Карьерный рост: пришла помощником руководителя — через 3 месяца возглавила общий отдел. - Организовала работу общего отдела как единого центра документооборота компании. - Вела полный цикл организационно-распорядительной, кадровой и договорной документации. - Вела регистрацию и контроль входящих и исходящих документов. - Работала с организационно-распорядительными, кадровыми и договорными документами. - Вела номенклатуру дел и архив. - Подготовила документы для проверяющих органов и участвовала в сопровождении проверок. - Обеспечивала своевременное предоставление документов в контролирующие органы. - Подготовила компанию к первой плановой проверке ГИТ без замечаний. - Организовала участие в тендерных и закупочных процедурах, подготовку комплектов документации для аккредитации. - Работала с ЭТП: ЕИС, Сбербанк-АСТ, РТС-Тендер. - Разработала и внедрила более 45 должностных инструкций, положений и регламентов. - Взаимодействовала с бухгалтерией, юристами и административным блоком. - Обеспечила соответствие документации требованиям трудового законодательства. - Внедрила электронный кадровый учет и систему электронного согласования внутренних документов, сократив время на рутинные операции на 40%. - Контролировала исполнение сроков и качество документооборота.